Microsoft Dynamics AX 2012 projelerinde satınalma süreçlerinin de devreye alınmasıyla her çalışanın talebini sistem üzerinden girmesi beklenir. Bu amaçla İhale ve tedarik modülünde yer alan Satınalma talepleri formu kullanılır. Bir kişinin AX üzerinde satınalma talebi açabilmesi için kullanıcısının bir çalışan kaydına bağlı olması gerekir. Varsayılan olarak her çalışan kendi adına talep açabilir. Ancak bazı durumlarda bir kişinin başkasının adına talep açması gerekebilir. Örneğin her departmanda satınalma talebi açmak için bir temsilci seçilip ilgili departmandaki bütün çalışanlar adına tek bir kişinin talep açması istenebilir. Bu gibi ihtiyaçlara cevap verebilmek için AX Satınalma talep izinleri işlevini kullanır. Satınalma talep izinleri formunda bir çalışanın kimler adına Satınalma talebi girebileceği bilgisi tanımlanır.
Bu forma İhale ve tedarik > Kurum > İlkeleri > Satınalma talep izinleri yolundan ulaşılır.
Formun sol tarafında yer alan gridde başkasının adına talep açabilmesi istenen çalışan seçilir. Sağ tarafta yer alan gridde de bu çalışanın kimler adına talep açabileceği belirlenir.
Satınalma talep izinleri formunda tanımlamalar yapıldıktan sonra yetki verilen kişi her satınalma talebinde bu talebi kimin adına açtığını belirtmelidir. Bunun için yeni bir satınalma talebi açtıktan sonra yeni bir satır eklediğinde satırlarda yer alan İstek sahibi alanında kimin adına açtığını seçmelidir.
Bu alanda sadece Satınalma talep izinleri formunda belirtilen çalışan kayıtları listelenir. Satınalma talep başlığında yer alan Hazırlayıcının alanında da bu talebi AX’a kimin girdiği bilgisi yer alır. Hazırlayıcının alanı sayesinde de kimin adına talep açıldığının yanı sıra AX’a bu satınalma talebini kimin girdiği de öğrenilerek bilgi bütünlüğü sağlanmış olur. İş akışı süreçlerine etkisine gelince; hem talebi AX’a açan kişi üzerinden hem de kimin adına talep edildiği üzerinden de onay mekanizması yönetilebilir. İş akışı konfigürasyonunda bu ayrım Satınalma talebi üzerinde yer alan Hazırlayıcı ve İstek sahibi alanları üzerinden yönetilmektedir.
Sefa Duman 