ERP kullanılan firmalarda çalışanlar, eski sistemlerde yazılı formlar üzerinden yaptıkları satınalma taleplerini artık ERP üzerinden oluşturmaya başlarlar. Satınalma taleplerinin yazılı evrak yerine dijital ortam üzerinden gelmesi Satınalma ve Muhasebe departmanları çalışanlarına sürecin yönetilmesi açısından önemli kolaylıklar sağlamaktadır. Bunun yanında talepleri açan diğer departmanlar için bazı zorluklar ortaya çıkabilmektedir. Bu zorlukların en önemlisi taleplerin stok kodu üzerinden açılacak olmasıdır. Satınalma talebi oluştururken ERP’ de tanımlı olan stok kartları üzerinden seçim yapılması gerektiği için çalışanlar talep açacağı ürünlerin kodlarını bilmeli ve talebi bu kodlar üzerinden açmalıdırlar. Çok fazla stok kaleminin bulunduğu firmalarda ilgili stok kodunu bulmak için harcanan çaba ve zaman kaybı ciddi verimsizliklere neden olur. Çalışanlar istedikleri madde ya da ürüne zamanında ulaşamazlar.
Microsoft Dynamics AX 2012 bu ihtiyaçlara cevap verebilmek için katalog ve hiyerarşi yapılarını sunmaktadır. Satınalma modülünde katalog ya da hiyerarşi yapısının kullanılmasıyla ürünler mantıksal olarak sınıflandırılır ve bir ağaç yapısında listelenir. Bu yapı sayesinde çalışanlar istedikleri ürüne kolayca ulaşır. Ayrıca kategori yapısı sayesinde çalışanlar izin verilen kategorilerde stok kodu olmaksızın satınalma talebi açabilirler.
ETG’ de çalıştığım dönemde yazmış olduğum Satınalma katalogları whitepaperına aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz:
Sefa Duman 