ERP projelerinde analiz, tasarım, geliştirme ve test süreçleri tamamlandıktan sonra en önemli aşama son kullanıcı eğitimleridir. Son kullanıcıların yeni sistemi iyi anlayıp benimsemeleri ERP projesinin başarısı için büyük önem arz eder. Ne kadar güzel analiz edilmiş olursa olsun, ne kadar iyi bir çözüm geliştirilmiş olursa olsun kullanıcılar tarafından benimsenip kullanılmadıktan sonra yeni sistemin şirkete bir faydası olmaz.

Microsoft, Dynamics AX projelerinde danışmanların daha hızlı, daha anlaşılır ve daha kaliteli eğitim dokümanları hazırlayabilmeleri amacıyla Görev Kaydedici ismini verdiği bir uygulamayı kullanıma sunmuştur. Görev kaydediciyi kullanarak son kullanıcılara AX’ ta bir işi nasıl yapacaklarını anlatan Microsoft Word dokümanı ve videolar oluşturabilirsiniz. Aynı zamanda dokümanlar için şablonlar oluşturarak Görev kaydedici aracılığıyla ürettiğiniz dokümanların aynı formatta olmasını sağlayabilirsiniz.

Görev kaydedicinin ilk sürümünde sadece tek bir mod yer alırken Haziran 2013’ te yayınlanan güncellenmiş versiyonunda temel ve gelişmiş olmak üzere iki mod kullanıma sunulmuştur. Gelişmiş modda sadece Word dokümanı ve video değil süreci anlatan akış şemalarını da içeren ek materyaller sunmaktadır. Oluşturulan süreç akış diyagramları Lifecycle Services’ ta yer alan Business process modeler uygulamasına yüklenebilir.

Task Recorer İndirilmesi ve Kurulumu

Microsoft Dynamics AX 2012 R3 versiyonunda güncellenmiş versiyon halihazırda kurulu olarak gelmektedir. R2 ve öncesi versiyonlar için bir hotfix olarak indirilmeli ve yüklenmelidir. İlgili versiyonlar için linkler:

• Microsoft Dynamics AX 2012 and Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack: http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=309910

• Microsoft Dynamics AX 2012 R2: http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=309911

Basic ve Advanced Mod

Görev kaydedicinin güncellenmiş versiyonu iki mod içerir:

Basic mod: Tanımlanan süreç için bir Word dokümanı ve video dosyası oluşturur.

Advanced mod: Word dokümanı ve videonun yanında Lifecycle Services’ e yüklenebilecek bir paket oluşturur. Oluşturulan pakette hiyerarşi, proses, AOT metadatası, Word dokümanı ve video yer alır. Bu paketteki en önemli detay Business process modeler’ a yüklenebilen süreç akış diyagramıdır.

Ön Koşullar

Görev kaydedicinin güncel versiyonunu kullanabilmek için çalıştığınız makinede aşağıdaki uygulamaların yüklü olması gerekir:

• Windows Media Player
• Word
• Microsoft Dynamics AX Client ve Application Object Server (AOS):
  • Temel modda: AX client ve AOS server farklı makinelerde yüklü olabilir.
  • Gelişmiş modda: AX client ve AOS server aynı makinede yüklü olmalıdır. Yani AOS’un yüklü olduğu makinede çalışıyor olmanız gerekir.

Ek olarak, task recorder kullanan kullanıcıların oluşturulan dosyaların kaydedildiği klasöre yazma yetkisinin olması gerekmektedir. Yine advanced modda bunlara ek olarak Microsoft Office yüklü olmalı ve AOS servis hesabı ilgili klasöre yazma yetkisine sahip olmalıdır.

Task Recorder Basic Mod Konfigürasyonu

Task recorderı temel modda kullanabilmek için öncelikle aşağıdaki adımları izleyerek parametreleri ayarlamanız gerekiyor.

Ana ekranın sol üst kısmında yer alan File menüsü açılarak Tools > Task recorder tıklanır.

Task recorder formu açılır. Bu form task recorderın ana formudur. Çoğu işlem bu form üzerinden yapılır. İki sekmesi bulunan formun Record sekmesinde seçilen Framework ve Industry için tanımlanan süreçler listelenir. ActionPane kısmında da bu süreçler ile ilgili işlem yapmak için kullanılan butonlar bulunur.

Task recorderı kullanmadan önce parametreler tanımlanmalı ve gerekli diğer tanımlamalar yapılmalıdır. Bunun için Task recorder formunun Settings sekmesine geçmeliyiz.

Parametreleri tanımlamak için Settings sekmesinde Setup alan grubunda yer alan Parameters butonuna tıklanır.

Task recorder parametrelerinde öncelikle kaydedilen Word ve video dosyalarının yazılacağı klasör belirlenmelidir. Bunun için Recording file path alanında dosyaların kaydedileceği dizin seçilir.

Oluşturulan Word dokümanlarının belirli bir formatta olması isteniyorsa şablon olarak kullanılacak bir doküman Template file path alanında belirtilen dizine yüklenir.

Task recorder formunda süreçler bir Framework-Industry kombinasyonunda oluşturulur. Ve bu kombinasyonların parametreleri Hierarchy levels detayında ayarlanır. Framework’ ü herhangi bir alanda bir kurum standartları gibi düşünebiliriz. Industry ise sektörü temsil etmektedir. Bunlar tamamen mantıksal sınıflandırmalardır. Siz belli bir sektör standartları kullanmak istemiyorsanız tek bir Framework-Industry yapısı tanımlayabilirsiniz. Şimdi Industry, Framework ve Hierarchy Levels kavramlarını açıklayalım.

Industry

Task recorderı kullanabilmek için öncelikle en az bir Industry tanımlamalısınız. Ya da daha önce oluşturulmuş olan packagelardan veya  Lifecycle Services’teki Business process modeler toolunda yer alan hazır packagelerdan import edebilirsiniz.

Industry tanımlamak için Task recorder formunun Settings sekmesinde Setup alan grubunda yer alan Industry butonuna tıklanarak Industry parameters formu açılır.

Industry parameters formunda Task recorder industry code alanında bir kod ve Name alanında bir isim girilerek Industry tanımlanmış olur.

Framework

Task recorderı kullanabilmek için öncelikle en az bir Framework tanımlamalısınız. Ya da daha önce oluşturulmuş olan packagelardan veya  Lifecycle Services’teki Business process modeler toolunda yer alan hazır packagelerdan import edebilirsiniz.

Framework tanımlamak için Task recorder formunun Settings sekmesinde Setup alan grubunda yer alan Framework butonuna tıklanarak Framework parameters formu açılır.

Framework parameters formunda Framework alanına tanımlayıcı bir kod, Framework name alanına bir isim, Publisher alanına bu frameworku resmi olarak yayınlayan kuruluş ve Release date alanına da frameworkün yayınlanış tarihi girilerek Framework tanımlanmış olur.

Hierarchy Levels

Industry ve Framework tanımladıktan sonra bunların kombinasyonları ile yönetilen parametreler tanımlanmalıdır. Birçok özellik Industry-Framework kombinasyonuyla tanımlanan hiearchy levels detayında belirlenir.

Hierarchy levels formunda tanımlamalar Framework-Industry kombinasyonuyla yapılır. Örneğin yukarıdaki ekran görüntüsünde APQC – Cross-Industry eşleşmesinin tanımları görüntülenmektedir.

Recording mode alanında bu hiearchy level tanımında kaydedilecek görevlerin Basic ya da Advanced modda olacağı belirtilir.

Hierarchy level alanında bir ağaç kırılımı şeklinde tanımlanan süreç ve alt süreçlerin seviye bazlı isimleri belirlenir. Seviyeler Sequence alanında belirtilir. En düşük numaralı seviye en üstte yer alandır.

Task Recorder Advanced Mode Konfigürasyonu

Advanced mode konfigürasyonu büyük ölçüde temel mode ile aynıdır. Yine aynı şekilde Framework ve Industry tanımlamaları yapılmalıdır. Aynı tanımlar advanced mode için de kullanılabilir. Farklı olarak Hierarchy levels formunda tanımlama yaparken Framework-Industry kombinasyonu tanımı için Recording Mode alanında Advanced seçilmelidir.

Buraya kadar Task recorerın kurulumunu ve konfigürasyonunu anlatmaya çalıştık. Bir sonraki yazımızda Task recorder kullanarak temel ve gelişmiş modda kayıt yapılışını anlatacağız.